Deliverability email per la prospezione: domini, warm-up, SPF, DKIM e DMARC
Perché le email di prospezione finiscono in spam e come evitarlo: domini dedicati, autenticazione, warm-up, volumi e regole di Gmail e Yahoo.
Anche l'email migliore del mondo non serve a nulla se finisce nella cartella spam. La deliverability, cioè la capacità delle tue email di arrivare nella posta in arrivo, dipende da poche regole tecniche e da buone abitudini di invio. Ecco l'essenziale.
Una premessa legale: per i destinatari in Italia l'art. 130 del Codice privacy richiede in linea di principio il consenso preventivo per le email promozionali, anche tra aziende. I metodi descritti qui valgono per le email inviate a contatti che hanno dato il consenso o a destinatari in Paesi dove la cold email B2B è ammessa. Per i dettagli, leggi la nostra guida su prospezione via email B2B e GDPR.
Perché le email finiscono in spam
I provider di posta come Gmail o Outlook valutano ogni mittente. I segnali che fanno crollare la tua reputazione:
- un dominio recente o senza storico che all'improvviso invia molte email;
- un'autenticazione assente o configurata male;
- un tasso di rimbalzo (bounce) elevato, segno di una lista di scarsa qualità;
- le segnalazioni come spam da parte dei destinatari;
- un contenuto pieno di link, immagini o formule commerciali aggressive.
Passaggio 1: usare domini di invio dedicati
Non inviare mai le campagne di prospezione dal tuo dominio principale, quello delle fatture e degli scambi con i clienti. Acquista invece uno o più domini simili al tuo marchio (ad esempio una variante .io o .co) che reindirizzano al tuo sito. Se qualcosa va storto, ne risente solo il dominio di invio.
Passaggio 2: autenticare ogni dominio
Tre record DNS dimostrano che sei davvero il mittente legittimo:
| Protocollo | Funzione |
|---|---|
| SPF | Elenca i server autorizzati a inviare per il tuo dominio |
| DKIM | Firma ogni email per dimostrare che non è stata modificata |
| DMARC | Indica cosa fare delle email che non superano i controlli e ti invia dei report |
Da febbraio 2024 le linee guida per i mittenti di Gmail richiedono SPF o DKIM per tutti i mittenti, e SPF, DKIM e DMARC (con allineamento del dominio) oltre i 5.000 messaggi al giorno verso Gmail. Yahoo applica requisiti simili.
Passaggio 3: fare un warm-up graduale
Una nuova casella di invio deve costruirsi una reputazione. Inizia con poche email al giorno, poi aumenta gradualmente nell'arco di diverse settimane. In questa fase privilegia scambi che generano risposte. Gli strumenti di warm-up automatizzano questa crescita, ma non sostituiscono una lista di qualità.
Passaggio 4: tenere sotto controllo i volumi
- Distribuisci gli invii su più caselle e più domini invece di spingere un solo indirizzo.
- Resta su qualche decina di email al giorno per casella.
- Scagliona gli invii durante la giornata, negli orari d'ufficio dei destinatari.
Passaggio 5: curare lista e contenuto
- Verifica gli indirizzi prima dell'invio per mantenere basso il tasso di rimbalzo.
- Monitora le segnalazioni: Gmail chiede di restare sotto lo 0,3% di spam segnalato in Postmaster Tools.
- Scrivi come una persona: testo breve, pochi link, niente allegati né immagini al primo contatto.
- Permetti di disiscriversi facilmente: è un obbligo di legge ed evita le segnalazioni.
Come capire se le email arrivano
- Consulta Google Postmaster Tools per seguire la reputazione dei domini e il tasso di spam.
- Tieni d'occhio il tasso di risposta: un calo improvviso segnala spesso un problema di deliverability.
- Testa regolarmente la consegna delle email su caselle Gmail e Outlook.
Il tasso di apertura, invece, non è più un indicatore affidabile: alcuni provider aprono le email in automatico.
Cosa gestiamo per te
In Lead Matrix i domini di invio, la loro autenticazione e il warm-up sono inclusi nell'abbonamento, così come la distribuzione dei volumi e la verifica degli indirizzi. Definiamo insieme a te i Paesi target e adattiamo ogni campagna alle regole locali. Tu ti concentri sulle risposte. Per il resto del metodo, consulta la nostra guida alla cold email B2B.
Domande frequenti
Quanto dura un warm-up?
In genere diverse settimane, a seconda dello storico del dominio e del volume previsto. Un dominio nuovo non deve inviare grandi volumi fin dal primo giorno.
Quanti domini di invio servono?
Dipende dal volume: più domini e caselle permettono di distribuire gli invii e di limitare i rischi.
DMARC è obbligatorio?
Per i mittenti che inviano più di 5.000 messaggi al giorno verso Gmail, sì. Per tutti gli altri è fortemente consigliato.
Una buona deliverability rende lecita la cold email in Italia?
No. La deliverability è una questione tecnica, il consenso è una questione legale: per i destinatari in Italia le email promozionali richiedono in linea di principio il consenso preventivo, anche nel B2B, a prescindere da quanto siano ben configurati i domini.
Un dominio finito in blacklist si può recuperare?
Spesso sì, sospendendo gli invii, correggendo la causa e ripartendo molto gradualmente. È proprio per evitare questo rischio che non si usa il dominio principale.